法人カードには、従業員個人の名義が印字されます。店舗やネットショッピングでカードを使って決済する際は、カードに記載された個人名をサインまたは入力しましょう。
なお、法人カードには、利用者が退職したらカードを利用できなくなる、各カードの管理方法や利用ルールを定める必要があるなどの法人カード特有の注意点があります。 法人カードを上手に活用していくためにも、法人カードの名義や仕組み、使い方を把握したうえで、社員が使用するための法人カードを発行しましょう。
【監修者コメント】
法人カードに記載される名前は、申し込みを行った個人のものです。所有権は会社にあり、カードはカード会社から使用者本人に貸与しています。カードの使用者に所有権がないことから、他人に譲渡したり貸し与えたりすることはできません。他人に貸与すると本人の承諾に関係なく規約違反になるため、必ず本人だけがカードを使うようにしましょう。
目次
法人カードに印字されるのは、従業員個人の名義です。会社代表や役員、社員などの役職を問いません。
例えば、社員Aさんが利用するために法人カードを発行した場合、その法人カードにはAさんの姓名が印字されます。
なお、法人カードによっては、会社名も記載されていることがあります。
法人カードには、名義のほか、カード番号や有効期限、セキュリティコードなどが印字されます。会社名が記載されていない法人カードの場合、カードに記載されている情報は個人のクレジットカードと同じです。
UPSIDERカードの場合は、次の情報が印字されています。
なお、カードによっては名義などの情報が裏面に記載されている場合や、情報が記載されていないナンバーレスカードの場合もあります。
法人カードで支払った代金は、主に法人名義の口座から引き落としとなります。従業員用に複数枚の法人カードを発行していても、支払口座は1つの口座に集約されるということです。
支払口座が集約されているため、会社のキャッシュフローの改善や、経理作業の負担軽減が期待できます。
法人カードを利用する際や発行する際は、次の点に注意する必要があります。
特に法人カードを管理する担当者は、利用方法や注意点を理解しておくのはもちろんのこと、カードを発行し渡す際に社員に利用ルールを周知することも重要です。
カードに印字された名義人以外は、その法人カードを使って決済してはいけません。
個人のクレジットカードの利用方法と同様に、名義人以外がカードを使うのは、カード会社の規約違反となります。規約違反を繰り返すと、カードの利用停止や強制解約といったリスクにつながる可能性があります。
カード利用者は、退職したらそのカードを使えなくなります。
法人カードは、名義人以外利用してはならないため、退職後に他の人が使い回すことはできません。そのため、従業員が退職する際は返却してもらう必要があります。利用停止手続きも忘れないようにしましょう。
実店舗で法人カードを使って支払う際のサインは、会社名ではなくカード名義と同じ個人名を記入します。
ネットショッピングの際も同様に、カード名義と同じ個人名を入力します。
カード管理者は、各カードの管理を充分に行うことが大切です。各社員に渡すカードを追加発行するごとに、カードの紛失や盗難などのリスクが高まります。なかには、業務に関係のないプライベートのものを勝手に購入するなど、社員による不適切な利用が発生する可能性もあります。
紛失や盗難などトラブル発生に備えて、社内で対処法を決めておくことが重要です。また、社員による不適切な利用に備えて、利用方法の周知や不正利用時の罰則など明確なルール作りをしておきましょう。
法人カードの名義変更の方法はカード会社によって異なりますが、多くの場合で法人カード会社のサポートデスクへの連絡やWeb上の手続き、郵送で変更できます。サポートデスクに連絡することで、変更届が会社に送付されるので、受け取り後に必要な情報を記入して返送しましょう。手続きが完了すると、新しいカードが届きます。
名義が変わったときは、速やかにカード会社に連絡して手続きをしましょう。
結婚や改名などで法人カード会員の名前が変わったときは、名義変更の手続きが必要です。
名前が変わった際に名義を変更しておかなければ、支払いができない可能性があるため、名前が変わったときは、早めに手続きを行いましょう。
社員名義の法人カードを作るメリットは、次のとおりです。
社員ごとに法人カードを作れば「どの社員が・何に・いくら使ったのか」が利用明細に記録されるので、経費を管理しやすくなります。
特に、現在仮払いや立て替えを行っている場合、カード決済に切り替えることで、経費申請や現金の受け渡し・振込作業などの業務負担を軽減できます。
経費を使う社員数が多いほど業務が煩雑になりやすいため、法人カードへの切り替えは業務効率向上のための有効な手段となるでしょう。
法人カードで経費を決済することで、支払いまでに余裕が生まれ、キャッシュフローを改善できる可能性があります。
法人カードは、後払いのシステムです。決済日やカード会社によって異なりますが、決済から支払日までには約1ヵ月の猶予があります。一方、小口精算の場合は、経費発生時に精算できるように現金を用意しておかなければならず、資金を有効に利用できません。
追加カードの利用者が、法人カードに付帯するサービスを利用できることもメリットです。法人カードに付帯するサービスとして、次の例が挙げられます。
- ビジネスツールや施設の料金優待サービス
- ビジネス専用デスク
- コンシェルジュ
- 空港ラウンジ
- 国内／海外旅行傷害保険
- 航空便遅延保険
- ETCカードの発行 など
法人カードに付帯するサービスは、個人のクレジットカードに付帯するサービスよりも、業務効率向上につながるサービスも多いことが特徴です。会計ソフトとの連携やアプリを用いた証憑管理システムなどもそのうちのひとつです。
法人カードにも、個人向けクレジットカードと同じように、利用料金に応じてポイントやマイルを獲得できるものがあります。経費の支払いを法人カードにまとめれば、毎月の利用料金はまとまった金額になりやすく、その分多くのポイントを獲得することが可能です。
貯めたポイントは、マイルに移行したり、景品と交換したり、利用料金にあてたりと、有効に活用できます。獲得できるポイントの種類や還元率、活用方法などは、法人カードによって異なるため、法人カードを選ぶ際は、自社にあったポイントの活用法も検討すると良いでしょう。
UPSIDERは、カードの年会費・発行手数料ともに無料の法人カードです。
発行枚数に制限がないので、上限を気にすることなく社員に個別の法人カードを発行できます。おもに実店舗で使いやすい「リアルカード」はもちろん、ECサイトでの備品購入のみに利用する場合には「バーチャルカード」も即日発行できます。用途に合わせて発行カードを選べるので便利です。
また、カードの利用先を限定できる機能もあるため（利用先順次拡大中）、社員の不正利用防止にも役立てられます。各種会計ソフトとの連携も可能です。利用明細が会計ソフトに自動で登録されるので、経費業務の効率化に役立てたい場合は、ぜひUPSIDERカードをご活用ください。
法人カードには、従業員個人の名義が印字または刻印されます。
法人カードを名義人以外が使うことは、カード会社の規約違反です。
規約違反を繰り返すと、利用停止や強制解約のリスクもあるため、カードに印字された名義人本人が必ず利用しましょう。
サインするときは、会社名ではなく名義（個人名）を記載しましょう。
