「法人カードの取扱規定を設けて、不正利用のリスクを抑えたい」という方のため、運用ルール作成のコツや管理方法に関する注意点などをまとめました。また、規定違反の例や安心して使えるおすすめの法人カードもご紹介します。
自社に適した規定を作り、法人カードを安心して運用できる環境づくりにお役立てください。
目次
法人カードの取扱規定を作る際は、以下の5点を意識しましょう。
法人カードは基本的に一人につき1枚のみの利用となるため、追加カードを渡す社員を決め、取扱規定の対象者を明確化することが大切です。
必要な人にだけ法人カードを渡せば管理しやすくなり、不正利用や紛失などのリスクを抑えられます。
なお、法人カードは名義人のみしか利用できません。使い回すと利用規約違反になる恐れがあるので、部署やグループ単位で使用しないよう注意しましょう。
企業としては、利用内容が経費や事業用途かどうかが気になるところではないでしょうか。それには、承認プロセスの整理とともに利用用途を制約する規定が必要です。例えば、以下のように社員別に利用用途を定める方法もあります。
| 営業担当者 | 交通費・宿泊費など |
| 総務担当者 | 備品購入費のみ |
取扱規定で利用用途を明確にしておけば、不要な支出を抑え、適切に法人カードを使ってもらえます。他にも利用用途を限定したい場合、パーチェシングカードを使うなど、自社に合う法人カードを選ぶ方法もあります。
法人カードの取扱規定を決める際には、各社員の利用限度額を決めるなど、使いすぎを避ける工夫をしましょう。特定の社員が法人カードを使いすぎると利用限度額に達してしまい、他の社員が利用できなくなる恐れがあります。
「重要な支払いに法人カードを使えず、取引先からの信頼を失ってしまった……」と後悔しないよう、取扱規定を設ける際には利用限度額を決めたり、各社員ごとに設定できる法人カードを選んだりすることをおすすめします。
利用時に報告・証明書の提出を求めるルールを設けることも有力です。「不正利用を認めない会社の姿勢」が社員に伝わり、利用履歴を追跡する手段としても役立ちます。
ただし、報告に手間暇がかかるほど、報告する側・される側双方の負担が大きくなります。業務効率が低下するだけではなく、不満にもつながるため厳密なルール化には注意しましょう。
法人カードの規定を設ける際には、利用方法だけでなく管理方法も定めておきましょう。接待や宿泊など、法人カードを利用する必要がある時のみ、社員に法人カードを渡すと不正のリスクを抑えられます。
また法人カードを渡す際には、何に使うのかを予め確認し、返してもらう時には何に使ったのかを確認するなど、より適切に使うための規定を設けると良いでしょう。
法人カードの不正利用対策については、「【発生予防から被害拡大防止まで】不正利用をブロックする理想の法人カードとは」のお役立ち資料にて詳しく解説しています。
法人カードの規定違反の例を4つご紹介します。よくある規定違反の傾向から、対策を考えてみましょう。
法人カードの規定違反の例として、取引先関係者と休日にゴルフをした際の出費を法人カードで支払うなど、経費以外に使われることが挙げられます。
このような場合、「交際費として計上するために、どのような条件を満たすべきか」を規定に明記しておかなければ、違反者が増えるでしょう。
また明確なルールがなければ、似た状況で法人カードを使ったとしても、社員Aには経費計上を認め、社員Bには認めないといった状況になりかねません。
このように規定がないと、「知らないうちにルール違反となる」「どのような状況で法人カードを使えば良いかわからないと迷ってしまう」という状況になり、十分に業務効率を高められないでしょう。
私的利用による法人カードの規定違反の例は、以下の通りです。
仕事用の備品やガソリン購入の際、私的利用分もあわせて法人カードで購入される可能性があります。また、仕事という名目で飲み会や遊びの際に法人カードを使い、後になって規定違反と発覚するケースもあります。
社員による私的利用を避けるためには、法人カードの利用時のみ、対象社員に手渡すなどの規定を作ると良いでしょう。
紛失・盗難・情報漏洩などにより、社外の人間に法人カードを不正利用されることがあります。
少額決済の場合、法人カード利用時にパスワード入力やサインを求められないケースがあるため、紛失などによって社外の人間に法人カードが渡ると、不正利用されるリスクが高まります。
また法人カード番号やパスワードなどの情報が社外に漏れた場合も、不正利用されるリスクが高まるため注意が必要です。
法人カードの不正利用を避けるためには、管理方法に関する規定をしっかりと検討することが大切です。
法人カードを持ったまま退職した社員が、不正利用するケースもあります。返却に関する社内規定を設けていないと、退職後に法人カードを使われるリスクが高まります。
反対に社員が退職した際、「どのようなタイミングで返却を求めるのか」「退職後に規定違反するとどのような処罰があるのか」などを明記しておけば、不正利用のリスクを下げられるでしょう。
配布する社員が多いほど、退職時の管理状況を把握することが難しくなるので、不要な人には法人カードを渡さないことも重要です。
「多くの社員に渡さないため、自分名義の法人カードを共有しようかな」と思った方は、カード会社の利用規約違反となる可能性が高いためご注意ください。
法人カードの利用規定を作るメリットは、以下の4つです。
法人カードの規定を作っておけば、社内の規律が乱れることを防ぎ、適切に事業を運営できます。
反対に法人カードの規定がないと「ちょっとくらい経費を私的利用してもいいかな」という社員が増えやすくなるため、社内の規律が乱れやすいです。
社内の規律が乱れると対象外の経費に法人カードを使われたり、経費の使いすぎによる支払負担の増加を招いたりと、適切な事業運営を阻害する要因となりかねません。
そのため法人カードの規定を明文化し、社内の規律が乱れることを防止しながら、適切に事業を運営することが大切です。
不正利用やトラブルが発生するリスクを下げ、本業に集中できるところも法人カードの規定を設けるメリットです。「法人カードの紛失によって社員への聞き取りや、カード会社や警察への連絡をするだけで、半日もかかってしまった…」ということが頻繁に起こると、本来の仕事を進められず、業務効率が低下してしまいます。
そのため予め法人カードの規定を作り、適切に管理・利用しながら会社全体の業務効率を高めることが大切です。
法人カードの規定を設けて、全員がルールに沿って法人カードを使うことで、事務効率を高められる点もメリットです。
「経費の対象になるかどうか」「どのような状況で法人カードの持ち出しを認めるか」などに関する規定を定めておけば、迷うことなく業務を進められます。
反対に法人カードの規定を作っておかないと、毎回の法人カード利用時に、迷ったり話し合ったりする必要が生じるうえ、人によって異なる判断や使い方をしてしまうケースも増えるでしょう。
このように事務効率を高められる点も、法人カードの規定を作るメリットと言えます。
経理業務の効率化については、「【シミュレーション付き】UPSIDER導入で経理担当者の業務をどのくらい工数削減できる？」のお役立ち資料にて工数削減のシュミレーションシート付きで詳しく解説しています。
規定を守って法人カードを利用すれば適切な額を後払いにできるため、資金繰りの改善につなげられます。必要最低限の金額だけ法人カードを使うことで手元に現金を残しやすく、無駄な支出を抑えられます。
そのため「利益を出せているのに支払いが多いうえ、支払スパンが短いから倒産してしまった……」といった黒字倒産のリスクを減らせるでしょう。
また規定を作ることで社員が自分のクレジットカードを使ってポイントやマイルを貯めることを防ぎ、支払負担を減らせる点も資金繰りの改善につなげられます。
法人カードの取扱規定・管理方法に関する注意点は、以下の6つです。
作成した規定を周知すれば、全社員が適切に法人カードを使えます。ルール完成時に周知するだけでなく、規定の変更時にも周知することで、適宜認識を更新できるでしょう。
規定を作ったにも関わらず、関係社員に伝えられていないと「そんなルール聞いていなかった」と規約違反となる社員が増えやすくなるため、注意が必要です。
講習会などで法人カードの適切な利用法や心構えなどを関係者に学んでもらうと、規定を守ってもらいやすくなります。
例えば研修などを通じて、法人カードの不正利用は業務上横領に該当し、刑事事件として立件される恐れがあると認識してもらえば、規定遵守の意識が高まるでしょう。
「間違った使い方をすることで逮捕されてしまうかもしれない」と、規定を守る重要性を認識してもらうことで、より適切に法人カードを利用してもらえます。
法人カードの取扱規定を設ける際は、ルールが守られているかどうかを定期的に確認し、不適切な利用の早期発見に努めましょう。
具体的には「法人カード使用時に報告を義務付け、どのような状況で何に、いくら使ったのかをその都度確認する」などの規定を設けると、上手く管理できるはずです。
法人カードの利用明細は月に1回届くケースが多い点から、チェックの頻度を月に一回とすると、規定違反に気付くタイミングが遅れやすいです。そのため法人カードの取扱規定を作る際は、ルールが守られているかどうかを適切に確認しましょう。
取扱規定で制限を増やしすぎると法人カードを使いづらくなり、業務効率の低下につながる恐れがあります。例えば法人カードの利用申請書類に記載項目が多いと、急いでいる時に法人カードを使いづらくなります。
「急な出張に間に合わないから、今回は現金で払おう」といった状況が増えるほど、法人カードを活用しづらくなります。そのため法人カードの取扱規定を設ける際には、使い勝手などをふまえ、制限を増やし過ぎないようにしましょう。
法人カードの取扱規定に罰則を設けると、ルール遵守の徹底につなげられます。
具体的には1回目の違反時は始末書の提出、2回目の違反時は懲戒処分などと罰則規定を設けておくと、法人カードを適切に利用する社員を増やせるでしょう。
ペナルティがないと何度も規定違反をする社員が増え、法人カードのメリットを享受しづらくなるため注意が必要です。
責任者を配置しないと、規定に関する問い合わせやルール変更時の担当者が曖昧になり、十分に法人カードを活用できません。そのため法人カードの規定を作る際には、問い合わせ先や取りまとめに関する責任者を明確にしておくことが大切です。
「取引先との飲み会があるけど、法人カードを使って良いかわからない」という状況が増えると、法人カードのメリットを活かせられません。そのような状況を避けるためにも、不明点の問い合わせ先・責任者の配置をすることをおすすめします。
適切な取扱規定を設けて、より効率良く企業を成長させたい方にはUPSIDERカードがおすすめです。
UPSIDERカードには利用先限定機能や利用額上限設定機能などの制限機能があり、不正利用の発生リスクをほぼなくせるというメリットがあります。
カード即時ロック機能や、不正利用時の最大補償額2,000万円など、もしもの時にもしっかりと対応できるUPSIDERカードを使えば、安心して企業を成長させられるでしょう。
他にもUPSIDERカードには「追加カードの発行枚数が原則無制限」「初期費用・月額利用料無料」などのメリットもあります。法人カードの取扱規定や管理方法が気になった方は、安心して使えるUPSIDERカードを検討しましょう。
よくある質問からさらに理解を深めてみましょう。
所定の条件を満たせば、法人カード会社から不正利用の補償をしてもらえることがあります。
例えば、「法人カードの裏面に名義人のサインをした」「故意に法人カードを第三者に渡していない」などの条件がある場合、不正利用時に補償してもらえます。
不正利用に関する補償制度は法人カード会社によって異なるので、予め確認しておくことをおすすめします。
ビジネスカードは中小企業や個人事業主を対象とし、コーポレートカードは大企業を対象とする点が両者の違いです。どちらも企業用のクレジットカードを指すことが多いですが、明確な定義はされていません。
そのため、ビジネスカード・コーポレートの中に、デポジット・プリペイドなどの法人カードが含まれると考える人もいます。
法人カードを使うメリットは、業務効率の向上・資金繰りの改善の他、付帯サービスを使えることなどが挙げられます。
立替払いや領収書の受け取りなどの業務を省けるうえ、後払いによるキャッシュフローの改善効果が期待できる点が法人カードの魅力です。
またポイントやマイルの利用によって支払負担を軽減できたり、年会費を経費計上することで節税対策ができたりする点も法人カードのメリットです。
規定を厳しくしすぎると法人カードのメリットを感じづらくなるため、ルールを作る際は制限と利便性のバランスに注目することをおすすめします。
法人カードの規定を作っておけば、適切な使い方ができ、安心して業務効率を高められます。その一方、規定を設けすぎると利便性が低下し、法人カードが使いづらくなるため注意が必要です。
「上手く規定を作って法人カードの強みを最大限に活かしたい」という方は、UPSIDERカードをご利用ください。UPSIDERカードなら不正利用のリスクをほぼゼロに抑えられるうえ、万が一の補償も充実しています。
追加カードの発行枚数が原則上限なし、最大限度額10億円など社内で共有していく上でもおすすめの法人カードです。ぜひ検討してみてください。
法人カードの不正利用対策や経理周りのガバナンスを強化したい方は、「法人カードの不正利用対策とガバナンス強化〜安全で効率的な法人カード利用のためのガイド〜」のお役立ち資料をぜひご覧になってみてください。
