法人カードの不正利用を防ぐ方法とは？よくあるトラブルと対策を解説

法人や個人事業主が発行可能な法人カードは、経費計算の効率化や収支の改善につながる便利で心強いカードです。しかし、万が一法人カードが不正利用された場合、企業経営や事業の推進に影響を及ぼす恐れもあります。

この記事では、法人カードによってもたらされるリスクと不正利用の事例をご紹介します。不正利用防止の効果的な対策を併せてご紹介しますので、法人カードを安全に運用する参考にしてください。

そもそも法人カードとは

法人カードとは、法人や個人事業主に対して発行されるクレジットカードのことです。通常のクレジットカードは個人名義の口座から利用金額が引き落とされるのに対し、法人カードは基本的に法人名義の口座から引き落とされる点が特徴です。

法人カードで支払えば経費精算がシンプルになるため、経理業務の効率化につながります。また、法人カードで経費を決済すると支払い時期を後ろに延ばせるので、支払いサイトに余裕ができ、キャッシュフローの改善にもつながるでしょう。

また、DX推進やコロナ禍におけるリモートワークの拡大などにより、法人カードの発行枚数は2022年3月時点で1,145万枚に到達し、今なお利用企業が増えています。

参照元：日本経済新聞「法人カード、コロナ下急増　DX推進で、5年前比24%増　米シティも日本市場参入」

法人カードを作成する企業のリスク・デメリットとは

法人カードを作成する企業には、どのようなリスクやデメリットが生じ得るのか見ていきましょう。

年会費がかかる場合がある

個人カードでは年会費無料のケースが多いものですが、法人カードの多くは年会費の支払いが必要です。なかには無料で作成できる法人カードもあるものの「初年度のみ無料」など、キャンペーンとして無料となっているケースもあり、永続的に年会費無料の法人カードはあまりありません。

年会費がかかること自体がデメリットのように感じるかもしれませんが、一般的に年会費がかかるカードは特典やサービス内容が手厚いものです。

ポイントやマイルの還元などを考えると、年会費以上の利益が生まれるケースも少なくありません。カード選びの際は、導入コストと特典・サービスの内容のバランスを比較しながら検討しましょう。

カードを追加発行すると、管理が複雑化することがある

法人カードは1枚だけでなく、追加カードを発行することができます。従業員一人ひとりに法人カードを携帯させれば、各従業員が経費をカードで決済できるようになり、経費効率と利便性の向上が期待できるでしょう。

ただし、追加カードが多くなってくると各カードの利用状況を把握しにくくなり、かえって管理が複雑化してしまうかもしれません。利用状況に目が届きにくくなると、不正利用されても会社側が気付けない可能性が高まり、不正利用の温床と化してしまうリスクもあります。

不正利用される可能性がある

従業員が法人カードを社外で紛失した場合や盗難に遭った場合、カードを手に入れた第三者によって不正利用されるリスクがあります。

第三者のみならず、法人カードを持っている従業員が不正利用する可能性も否定できません。第三者による不正利用は気付いた時点で当該カードの利用を停止すれば良いのですが、従業員による不正利用は気付きにくいことも考えられます。

法人カードの導入にあたっては、不正利用防止のため、会社として必要な対策を講じる必要があるでしょう。

法人カードにおける不正利用の事例

法人カードは従業員や第三者による不正利用のリスクがあります。どういった状況が考えられるのか、具体的な事例を紹介しましょう。

経費にならないものを購入してしまう

従業員が不正利用と気付かないまま、法人カードを誤使用してしまうケースがあります。

従業員本人は「経費で落ちるだろう」と考えて法人カードで決済したものの、実際には経費計上できない費用だったというような場合です。こうした誤使用を防ぐには、経費計上可能な費用の種類を全社向けにしっかり共有しておく必要があります。

従業員が私的利用してしまう

法人カードの不正利用としてよく見られるのが、従業員がプライベートな支払いに法人カードを利用してしまうケースです。

たとえば、友人との食事代や休日の交通費、自宅で使用する日用品などを法人カードで支払いする事象が該当します。法人カードで貯めたポイントやマイルを私的利用するというのも不正利用に当たるでしょう。

法人カードの私的利用は横領罪などの罪に問われる可能性もあるため、カード利用のルールを従業員に周知徹底することが求められます。

紛失・盗難で不正利用される

法人カードの紛失・盗難により、第三者によって不正利用されることも考えられます。放置してしまうと被害がどんどん拡大してしまう恐れがあるため、不正利用されている形跡を発見したら、速やかに当該カードを利用停止にするとともに警察へ連絡しましょう。

法人カードの管理の必要性を従業員に周知するのはもちろん、紛失時にはすぐ届け出るよう徹底することが重要です。

社内で法人カードの不正利用を防ぐ！具体的な対策8選

従業員による法人カードの不正利用を防ぐにはどういった対策が有効なのでしょうか。不正防止の効果が期待できる8つの対策を紹介します。

運用ルールを明確化する

従業員による法人カードの不正利用のなかには、本人が意図せず目的外で利用してしまうケースも見られます。

こうした不正利用を防止するのに大切なのが、法人カードの運用ルールを明確化することです。たとえば、次のような内容を定めておくとよいでしょう。

• 経費計上可能な費用項目と計上できない費用項目
• 支払いに法人カードを利用できる範囲
• 証明書や領収書の提出に関するルール
• 法人カード利用後の報告の義務付け

ルールを定めるだけでなく、従業員一人ひとりに周知徹底することも重要です。

利用限度額を設定する

法人カードの利用限度額を低めに設定しておき、そもそも使える金額を制限してしまうことも不正防止に有効な方法です。限度額いっぱいまで使い切ると、それ以上法人カードでの決済ができなくなります。

毎月経費としてかかる最低限の利用限度額にしておけば、私的利用を未然に防げるでしょう。仮に不正利用されたとしても、被害を限度額の範囲内に収められるのもポイントです。

法人カードを交付する従業員を限定する

法人カードを交付する従業員を限定することにより、社内での不正利用を防げる可能性があります。

使用頻度が低い従業員や使うかどうかわからない従業員にまで交付すると、私的利用のリスクが高まることに加え、カード枚数が増えて管理が複雑になってしまいます。

確実に使用が見込まれる部署や役員以上に限定して配るなど、法人カードを交付するルールを設けるのもおすすめです。

必要なときだけ法人カードを渡す

従業員に法人カードを常時携帯させるのではなく、決済が必要なときにだけ渡すという方法も社内の不正防止になるでしょう。

法人カードを借りるには申請が必要になるため、誰が何のためにカードを使用するのかを事前に把握できます。また、返還時に報告書や証憑を提出してもらうことで、利用実態に問題がないかもチェックすることが可能です。

プリペイド式のカードを利用する

不正利用対策として法人カードをプリペイド式のものにする方法もあります。クレジットカードは支払いと口座引き落としの間にタイムラグがあるため、不正利用があっても支払いが発生したことに気付きにくい面があります。

プリペイド式であれば利用時点でカード残額から引き落とされるので、疑わしい利用明細もリアルタイムで確認可能です。ただし、プリペイド式は事前にチャージが必要なため、資金繰りに注意しましょう。

不正利用を補償する法人カードを利用する

カード会社が「これは明らかに不正利用だ」と判断するようなカード利用があった場合、契約内容に即して補償が適用される可能性があります。

補償の範囲はカード会社によって異なり、補償の手厚いカードを選べば不正利用が発生したときの被害を最小化できるかもしれません。

ただし、不正利用だからといってすべてのケースで補償されるわけではないため注意が必要です。法人カードを契約する際は、万が一のときの補償範囲も確認しておきましょう。

不正利用におけるペナルティを設ける

どれだけ対策を講じたとしても、従業員による不正利用のリスクはあります。不正利用をしたときのペナルティを設けて明示することで、従業員に「法人カードの私的利用は良くないこと」という共通認識を持ってもらうのも効果的な方法です。

口頭での注意や始末書の作成、悪質な場合には減給や懲戒解雇などもペナルティに盛り込むことを検討しましょう。

また、法人カードの不正利用は業務上横領に該当する可能性があります。「不正利用は犯罪になる」という認識を全社で共有することも重要です。

第三者の不正利用を防止する対策3選

次に、社外の第三者による法人カードの不正利用を防ぐための対策を3つ紹介します。

紛失・盗難時は素早く届け出る

どれだけ注意していても従業員がカードを紛失したり、出先で盗難に遭ってしまったりすることはあり得ます。紛失・盗難は起こる可能性があるものと認識し、問題が発覚したらできるだけ早く警察とカード会社へ連絡しましょう。

カードを拾得した人物が不正利用しないよう、カード会社には優先的に連絡するのが得策です。素早い手続きで、いち早く該当するカードの利用停止手続きを実施しましょう。対応が早いほど、不正利用による被害発生のリスクを低減できます。

カードの利用停止手続きを実施すると、再度利用できるようになるまで時間がかかる点は注意しましょう。

情報の取り扱いを厳重化する

法人カードの情報が流出すると、カード本体を紛失していなくても、ネットショッピングなどで不正に利用される危険性があります。最近では画面上でクレジットカード情報を入力させ、取得した情報を勝手に利用する悪質なWebサイトも散見されます。

オンラインで決済する必要があるときは認証システム対応のWebサイトを利用する、宛先や文言が不自然なメールに記載されたURLのWebサイトで法人カード情報を入力しないなど、法人カードに関する情報の取り扱いにはくれぐれも注意しましょう。

こうしたセキュリティ意識は一朝一夕で身に付くものではありません。日頃から従業員へのセキュリティ教育を積極的におこない、法人カードの不正利用に関わる最新情報を全社で共有しておく必要があります。

万が一の際は補償制度を利用する

万全な対策を取っていても、何かしらの要因で不正利用が起き、事業に影響を及ぼす可能性が完全になくなることはありません。万が一不正利用が起きてしまったときに備え、補償される期間・補償金額・補償される条件などの内容は事前にチェックしておきましょう。

補償制度が付帯している法人カードで不正利用がおこなわれていることに気付いたら、すぐにカード会社へ相談します。補償範囲内なのか、いくら補償されるのかといった詳細が決まれば、契約内容にしたがって適切な補償を受けられます。

リスクヘッジの観点から、できる限り補償制度の充実した法人カードを選んだほうが得策でしょう。

まとめ

法人カードは経費精算の効率化やキャッシュフローの改善に寄与する便利なものですが、従業員や第三者による不正利用のリスクもあります。今回紹介した対策を取り入れて、法人カードを上手に活用しましょう。

UPSIDERカードは、日本最高レベルの利用先限定機能やスマートフォンを用いた証憑提出機能など、不正利用を防ぐ機能が充実しています。

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